Implantar un software adecuado, en teoría, no tendría que ser un problema. Parece algo muy simple que tu empresa y tus empleados sean capaces de responder a preguntas como "cuáles son los objetivos para el sistema, qué es lo que va a lograrse, cómo se ajusta a las necesidades del negocio y  cómo se usará en las operaciones cotidianas". Pero no es tan simple, en realidad es una tarea compleja.

Los consumidores y la creciente presión competitiva se han vuelto catalizadores en la transformación digital y son muchas las organizaciones que ya se han rodeado de tecnología incluyendo soluciones que le acercan más a su cliente.  En la práctica, observamos que existe una difícil correlación entre esas herramientas y el control de procesos que soporta la actividad de la organización.

Los programas mágicos

Digitalización sí pero Transformación Digital sobre todo

Gracias al boom tecnológico que vivimos, los costes del software se han abaratado en relación a décadas pasadas y tienes a tu disposición un amplio catálogo de aplicaciones prefabricadas. Paralelamente, y aunque se ha dejado un poco de lado al considerarse más caro o por tratarse de una inversión más compleja, el desarrollo a medida está también entre tus alternativas.

En este panorama todavía sigues buscando un software de gestión mágico, prefabricado o no. Y decimos todavía porque la automatización, mejora o evolución de las funciones empresariales a través de su digitalización nos está dejando diferentes escenarios donde la asunción de la tecnología no está resultando como era de esperar:

• Empresas que ya han asumido la tecnología en su día a día pero no recogen los beneficios de esa digitalización.
• Empresas que todavía no terminan de decidirse por un modelo digital por miedo o reticencias al cambio.

La Transformación Digital de tu empresa consiste en colocarte al mismo nivel tecnológico que tus clientes, pero adquiriendo las herramientas adecuadas y asumiendo nuevos métodos de trabajo. No hay programas mágicos.

En el proceso de recogida de información a través de múltiples vías, los requerimientos de tu empresa tal vez estén en conflicto unos con otros, algunos tendrán más prioridad y otros serán inconsistentes. Tendrás que clasificar toda la información de forma que te permita escoger un conjunto de requisitos con coherencia interna y proceder así con la búsqueda de una solución adecuada. De esta forma se aprovechará todo el potencial de la digitalización.

Define tu objetivo, delimita los procesos y busca la herramienta que mejor se ajuste

La mayoría de las empresas optan por implantar soluciones de gestión comerciales o estándar porque ya están probadas por otros clientes, la implementación es más rápida y el coste resulta mucho menor. Ante tal avalancha de posibilidades lo más normal es que se pregunte a conocidos e inclinarse por soluciones que ya utilicen otras empresas del sector, aunque sin saber muy bien cómo se ajustarán al propio sistema.

Otras organizaciones, conscientes de la particularidad de su gestión, han desarrollado soluciones a medida para consolidar sus procesos de trabajo internos. Lamentablemente, debido a un incorrecto planteamiento estratégico o una deficiente definición del sistema, estas soluciones también han resultado poco eficientes. 

Es casi seguro que el post-it en la pantalla del ordenador lo seguiremos utilizando todos pero….. ¿una agenda en papel y a boli porque es más rápido que usar tu aplicación de gestión de clientes?

No hay dos empresas que sean iguales y por eso ningún sistema de gestión puede encajar exactamente en ninguna. Habrá que encontrar aquel que permita asumir su coste como una buena inversión y no como un mero gasto. 

Tienes necesidades de gestión generales o básicas

Si tus necesidades son generales o básicas, puedes optar por un producto comercial estándar y que sea configurable en torno a las características de tu organización y sus procesos. Este tipo de soluciones prefabricadas tienen la ventaja de un menor coste y tiempo de implantación que una solución a medida.

Las diferencias entre los distintos productos se encuentran tanto en su especialización por sector o actividad como en su facilidad de uso, adaptabilidad o grado de personalización.

Lo ideal es conseguir que respondan a preguntas como: "¿a corto o largo plazo? ¿puedo conocer en profundidad la solución?¿se ampliará el software al ritmo que necesito?¿seguirá el ritmo de la tecnología para no quedar obsoleto?¿me ayudará con el cumplimento normativo?..."

• Normalmente este tipo de soluciones resultan fenomenales para la fase inicial de cualquier negocio, sobre todo de aquellos que todavía no están muy bien definidos. Pero también si simplemente quieres gestionar aspectos generales de tu organización.
• Aconsejamos buscar una solución que cubra al menos el 80% de tus requisitos funcionales y que goce de mucha flexibilidad (personalización, conexión con otras plataformas, accesibilidad, modular/evolutivo).
• Aunque el software comercial ofrece la opción de escalabilidad, normalmente se basa en lo que el proveedor cree atractivo para un mercado general. Es inevitable que incluya módulos o funciones que no necesitas y carecer de lo que sí sería útil para tí.
• Lo normal en este tipo de software ya empaquetado es que se paguen licencias por su uso por lo que estos costes añadidos también los tendrás que tener en cuenta a la hora de estimar su amortización real.
• No obstante lo anterior,  las soluciones open source para sistemas de gestión están tomando cada vez más fuerza y se abren camino como alternativas empaquetadas al software propietario. Existen programas de gestión de código abierto muy maduros y que ofrecen las más altas prestaciones.

Tienes necesidades particulares o una ventaja competitiva en tu gestión

Si ninguno de los programas en el mercado parece adecuado a tus necesidades o si tu forma de trabajar es exclusiva y te proporciona una ventaja competitiva, te  aconsejamos un programa a medida. Las empresas maduras y con experiencia pueden sacar mucho partido de este tipo de programas pero también está muy orientado a empresas que están comenzando y tienen muy claros sus objetivos de expansión.

Para obtener todo el potencial de un programa personalizado, sería necesario establecer un plan de proyecto que incluya hitos tanto a largo como a corto plazo. Cada área de tu empresa, con sus propias prioridades, debe interiorizar el valor añadido del cambio. El desarrollador por su parte tendrá que entender los requerimientos correctamente. Aunque este detalle parezca una nimiedad, es una de las tareas más importantes a las que se enfrenta el proveedor del software. 

Realmente no parece gran cosa porque, después de todo, "¿acaso no sabe el cliente lo que se necesita? ¿los usuarios finales no conocen las características y funciones que le darán un beneficio? " Sorprendentemente, en muchas ocasiones la respuesta es “no”. E incluso si los clientes y los usuarios finales explican sus necesidades, éstas probablemente cambiarán mientras se desarrolla el proyecto. La ausencia de este entendimiento es lo que provoca deficientes desarrollos a medida.

Pero una vez validada la coincidencia entre la comprensión que tiene el desarrollador y la que tienen los participantes, los programas a medida aportarán grandes ventajas al negocio:

• Aunque el coste inicial de un desarrollo a medida  puede ser más elevado que el software comercial, el hecho de poder ajustarlo como un guante a tu negocio te proporcionará un mayor grado de amortización y finalmente esa inversión se traducirá  en beneficios.
• La gran ventaja de un programa personalizado es que puede reorientarse fácilmente en la medida que el negocio particular crece o sus necesidades cambian.
• El esfuerzo para aprender a manejar el software a medida será bajo ya que se realizará manteniendo reuniones con las personas de la empresa que lo usarán y ellos mismos participarán en el desarrollo. Por lo tanto, la curva de aprendizaje será muy baja.
• Al involucrarte directamente en la automatización de los procesos, el software estará completamente integrado en la organización, permitiendo ahorrar mucho tiempo y costes operativos.