El verdadero valor de un ERP radica y se calcula por su integración en nuestra organización. Para resultar útil y eficaz, la tecnología debe respirarse en toda la organización y abordarse con un lenguaje que todos los empleados puedan comprender. 

El software ERP integra cada función de la empresa y la conecta a una base de datos única evitando atascos en el flujo de la información, ayudando a tomar decisiones de forma rápida y permitiendo focalizar nuestro esfuerzo en el negocio.

En un post anterior, argumentamos como ventajas de la implantación de un ERP el conseguir un mayor control, una mejor comunicación, datos más fiables y reducción de cargas de trabajo en nuestra empresa.

• Al estandarizar los procesos se evita la duplicidad de tareas y se consigue una mejora sensible por ejemplo en el control de compras, ventas o pedidos. Esto reporta un aumento de la productividad de los empleados y en consecuencia una reducción de costes.
• Al trabajar con una información integrada, la comunicación interdepartamental está asegurada.
• Al conocer los datos en tiempo real se evitan los errores o contar con información obsoleta. Además se puede obtener una visión general de la empresa y la capacidad de analizar hasta el más mínimo detalle. 

Peo si un ERP complica nuestros procedimientos entonces nos saldrá muy caro, independientemente del coste de su implantación. Dar con el Sistema de Gestión Empresarial correcto dependerá de la forma en que llevemos a cabo su evaluación. Implementar un software implica un cambio en la organización, ya que puede modificar los procesos y puede afectar a la propia cultura de la empresa. Gestionar y adecuar dicho cambio es fundamental para el éxito del proyecto.

¿ Cómo elijo un ERP ?

Al decidir que lo que se necesita es un ERP, lo determinante es un autodiagnóstico, observar con mirada crítica los métodos de gestión que se utilizan en la empresa y tener muy claras las áreas que se quieren mejorar. Porque ser conscientes de las necesidades e intenciones de la empresa servirá al futuro partner tecnológico como guía para ofrecer la mejor solución de una forma más clara, rápida y con las mejores garantías posibles.

Os dejamos un pequeño esquema sobre los pasos a seguir y los requisitos o criterios que se deberían valorar para realizar una elección de software que, aunque no sea la ideal, si se convierta en la más acertada o adecuada.

Explicación de la infografía

1 - ELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES

Primeramente habría que seleccionar al grupo de personas que tomarán la decisión de elegir el EPR. Lo ideal es que el grupo esté formado por personas de diferentes departamentos ya que de esta forma se podrán cubrir las necesidades reales del conjunto de la empresa. Esto implica reservar tiempo de miembros clave de la organización para que puedan diseñar planes.

2 - RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Recoger información de las diferentes soluciones del mercado atendiendo a las características de nuestra empresa: Tipo de actividad, ámbito de actuación, multiempresa, facturación anual, nº usuarios, presupuesto para la solución y plazo de implantación.

También habrá que especificar qué partidas económicas se van a comparar y cómo las compararemos: costes de licencias, costes de servicios, costes de mantenimiento del sistema.

Buscar proveedores filtrando aquellos cuyas plataformas ofrecen o cumplen con lo que requiere la organización y no basar la búsqueda únicamente en variables como precio o recomendaciones.

3 - CENTRAR LOS REQUISITOS FUNCIONALES

Estándar – Elegir una solución estándar hará que ahorremos significativamente en la adquisición de un ERP. Podríamos considerar que, un programa que pueda contemplar un 80-90% de las funciones de nuestra empresa resulta una gran ventaja. Los ajustes de personalización se reducirían considerablemente y permitiría conseguir todos los beneficios de las actualizaciones de versiones futuras.

Adaptable – Aunque optemos por una solución estándar, la opción de que además ésta sea configurable proporcionaría un puntito más. Que podamos añadir, modificar o eliminar campos, añadir ubicaciones, sistema multidivisas, multiidioma...etc ayudarían a que el ERP encajara como un guante en la organización.

Completo – Que posea todas las funciones que necesitamos  (ventas, compras, RRHH, CRM….etc) Debe tener una amplia capacidad de soluciones que den cobertura a todas las áreas del negocio en el presente y en un futuro próximo.

Escalable -Elegir opciones que puedan ampliar sus funciones a través de nuevos módulos.

Usable – Interfaz clara y sencilla, intuitivo. De esta manera el tiempo y coste de formación para los nuevos usuarios se reduce. Los usuarios necesitan ser productivos y autosuficientes de forma rápida.

Seguro – Certificados de seguridad SSL, permisos de acceso a usuarios…

4 - CENTRAR LOS REQUISITOS TECNOLÓGICOS

Software evolutivo – Puesto que una vez elegido el ERP para nuestra empresa vamos a estar muchos años con él, es aconsejable que éste cuente con actualizaciones mediante nuevas versiones por si fueran necesarias.

Código fuente – Poder disponer del código fuente o que el programa sea de software libre y tener así posibilidad de desarrollos propios o poder elegir libremente el proveedor sin ataduras, son ventajas a valorar a la hora de optar por un ERP u otro.

Multiplataforma - Que funcione sobre Mac, Windows y Linux. Además, de que pueda ser accesible y usable desde cualquier dispositivo desktop, tablet o móvil.

Integración- Que tenga la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones de nuestra empresa o con otro tipo de plataformas.

5 - ELEGIR EMPRESA IMPLANTADORA

Recordar simplemente que junto a la elección del ERP es muy importante también la elección del proveedor del software. Buscar una empresa con una dilatada experiencia en el desarrollo e implantación de soluciones de gestión empresarial, solvente económicamente, con presencia local y que ofrezca consultoría, análisis, formación implantación y soporte.

Es importante que nuestro socio tecnológico tenga la capacidad para acometer un proyecto de las características que estamos buscando, que tenga personal suficiente y de diferentes perfiles como directores de proyecto, consultores , analistas....etc y con conocimientos de sistemas e infraestructuras, programadores, etc. 

6 - TOMA DE DECISIÓN

Con la información anterior ya se puede tomar una decisión sobre el ERP, estableciendo las prioridades entre lo que el sistema de gestión empresarial debe tener y lo que sería deseable que tuviera.

Resumiendo

Cada organización es diferente, con procesos y metodologías distintas, por lo que la elección del ERP ideal es un proceso que debe ser muy bien analizado y planificado para que, como decíamos al comienzo de este post, aprovechemos un gran valor, el de su integración en nuestra empresa. 

La transformación digital es un proceso muy exigente por lo que la implantación de un ERP requerirá del trabajo de equipos multidisciplinares, con personas de diversos departamentos trabajando en paralelo pero de forma coordinada.

A la hora de elegir el producto es importante ser riguroso con las necesidades y requisitos que se pretenden cubrir, tanto los actuales como los que se pueden prever para un futuro.  Así, la elección del ERP adecuado proporcionará mejor gestión, menor riesgo y mayor beneficio.