El verdadero valor de un ERP radica y se calcula por su integración en la empresa.

Si un ERP complica nuestros procedimientos entonces nos saldrá muy caro, independientemente de su coste de implantación. Dar con el Sistema de Gestión Empresarial correcto dependerá de la forma en que llevemos a cabo su evaluación.

Os dejamos un pequeño esquema sobre los pasos a seguir y los requisitos o criterios que se deberían valorar a la hora de iniciar la búsqueda de un ERP para gestionar vuestra empresa.

Esquema para elegir un ERP

 

Cómo elijo un ERP

 

1 - ELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES

Primeramente habría que seleccionar al grupo de personas que tomarán la decisión de elegir el EPR. Lo ideal es que el grupo esté formado por personas de diferentes departamentos ya que de esta forma se podrán cubrir las necesidades reales del conjunto de la empresa.

2 - RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Recoger información de las diferentes soluciones del mercado atendiendo a las características de nuestra empresa: Tipo de actividad, ámbito de actuación, multiempresa, facturación anual, nº usuarios, presupuesto para la solución y plazo de implantación.

3 - CENTRAR LOS REQUISITOS FUNCIONALES

Estándar – Elegir una solución estándar hará que ahorremos significativamente en la adquisición de un ERP. Podríamos considerar que, un programa que pueda contemplar un 80-90% de las funciones de nuestra empresa resulta una gran ventaja. Los ajustes de personalización se reducirían considerablemente y permitiría conseguir todos los beneficios de las actualizaciones de versiones futuras.

Adaptable – Aunque optemos por una solución estándar, la opción de que además ésta sea configurable proporcionaría un puntito más. Que podamos añadir, modificar o eliminar campos, añadir ubicaciones, sistema multidivisas, multiidioma...etc ayudarían a que el ERP encajara como un guante en la organización.

Completo – Que posea todas las funciones que necesitamos  (ventas, compras, RRHH, CRM….etc) Debe tener una amplia capacidad de soluciones que den cobertura a todas las áreas del negocio en el presente y en un futuro próximo.

Escalable -Elegir opciones que puedan ampliar sus funciones a través de nuevos módulos.

Usable – Interfaz clara y sencilla, intuitivo. De esta manera el tiempo y coste de formación para los nuevos usuarios se reduce. Los usuarios necesitan ser productivos y autosuficientes de forma rápida.

Seguro – Certificados de seguridad SSL, permisos de acceso a usuarios…

4 - CENTRAR LOS REQUISITOS TECNOLÓGICOS

Software evolutivo – Puesto que una vez elegido el ERP para nuestra empresa vamos a estar muchos años con él, es aconsejable que éste cuente con actualizaciones mediante nuevas versiones por si fueran necesarias.

Código fuente – Poder disponer del código fuente o que el programa sea de software libre y tener así posibilidad de desarrollos propios o poder elegir libremente el proveedor sin ataduras, son ventajas a valorar a la hora de optar por un ERP u otro.

Multiplataforma - Que funcione sobre Mac, Windows y Linux. Además, de que pueda ser accesible y usable desde cualquier dispositivo desktop, tablet o móvil.

Integración- Que tenga la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones de nuestra empresa o con otro tipo de plataformas.

5 - ELEGIR EMPRESA IMPLANTADORA

Recordar simplemente que junto a la elección del ERP es muy importante también la elección del proveedor del software. Buscar una empresa con experiencia demostrada en el sector TIC, solvente económicamente, con presencia local y que ofrezca consultoría, análisis, formación implantación y soporte.

6 - TOMA DE DECISIÓN

Con la información anterior ya se puede tomar una decisión sobre el ERP, estableciendo las prioridades entre lo que el sistema de gestión empresarial debe tener y lo que sería deseable que tuviera.

 

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